Консультация

В работе с программой Беркана Вам помогут наши видео-уроки, а так же ответы на наиболее распространенные вопросы, приведенные ниже.

Не нашли ответа на ваш вопрос? - Задайте его в службу поддержки BerkanaSoft по адресу support@berkanasoft.ru

Открыть меню
Модуль Штрих

1.1 Какие возможности дает модуль Штрих?

Модуль Штрих предоставляет пользователям программы Беркана следующие возможности:

  1. Заведение личных карт клиентов. Открытие карточки клиента в программе при считывании штрих-кода с личной карты клиента/ с договора клиента / с абонемента клиента
  2. Автоматический учет посещений клиентов при считывании штрих-кода с личной карты клиента/ с договора клиента / с абонемента клиента
  3. Печать личного кода клиента на карту, абонемент, договор клиента
  4. Печать временных штрих-кодов на карты/ бейджи для посещения тайм-зоны (занятие, стоимость которого зависит от продолжительности)
  5. Учет времени входа и выхода из тайм-зоны при считывании штрих-кода
  6. Автоматический расчет стоимости посещения тайм-зоны на основе данных о входе и выходе клиента из тайм-зоны
  7. Автоматическое считывание штрих-кода товара при операциях движения ТМЦ (при наличии модуля Продукты)
  8. Интеграция с кассовым оборудование (кассовый аппарат Эвотор, оснащенный считывателями штрих-кодов)

1.2. Какое оборудование необходимо для работы со штрих-кодами?

Для работы со штрих-кодами подойдет любой считыватель, подключаемый через USB в разрыв клавиатуры. Если Вы планируете использовать ФР Эвотор, то следует выбрать считыватель, который может считывать штрих-коды с экрана (монитора) компьютера.

Программа поддерживает следующие форматы штрих-кодов:

— EAN-13

— Code 128

— PDF 417

— QR-код

Стоимость считывателя от 1800 руб.

1.3. Как провести первичные настройки в программе для работы со считывателем?

Для первичных настроек Вам необходимо занести информацию на вкладку «Считыватели и печать» модуля Штрих.

Раздел «Настройки печати»:

1) Печать в абонементе/ печать в договоре — данные флажки означают, что в абонементе/договоре будет печататься личный код клиента (обратите внимание, что печать договоров клиентов является дополнительной функцией, не присутствующей в базовой комплектации программы)

2) Шрифт для штрих-кода — необходимо выбрать тот шрифт, в котором будут обрабатываться штрих-коды в программе.

!Если Вы заказываете карты в типографии — уточните, каким шрифтом будет напечатан штрих-код.

!Уточните перед покупкой считывателя штрих-кодов, какие форматы  шрифтов поддерживаются считывателем.

Раздел «Считыватели». Необходимо занести всю информацию о считывателях, которые планируется использовать в работе. Вы можете использовать как один считыватель для всех функций, так и разные считыватели — например каждый считыватель на свою тайм-зону, или каждый считыватель на отдельную функцию (открытие карты клиента, учет посещений, учет тайм-зон).

Для заведения информации о считывателе необходимо нажать «добавить считыватель»:

1) введите название считывателя

2)добавьте префикс (данные необходимо взять из документации на считыватель, полученной от производителя считывателя штрих-кодов)

!Для единственного считывателя в системе можно не указывать префикс. Если Вы планируете использовать несколько считывателей, то необходимо указывать префикс.

3)укажите, какие функции будет выполнять считыватель

4)для считывателя, который используется/планируется использовать в настоящее время, поставьте флажок «активный»

5)Если у Вас многоорганизационная версия программы, то необходимо указать в каких организациях доступно использование считывателя

Сохраните введенные настойки.

1.4. Можно ли работать с одним считывателем, используя разные функции модуля Штрих?

Да, это возможно. Вы можете обойтись единственным считывателем — для открытия личных карт клиентов, для учета посещений, для учета тайм-зон, для учета товаров (при наличие модуля Продукты).
Для интеграции с кассовым оборудованием Эвотор не понадобится отдельный считыватель. Практически все кассовые аппараты Эвотор уже снабжены в базовой комплектации считывателями.

1.5. Что такое личная карта клиента?

Вы можете выдать Вашим клиентам личные (клубные) карты, которые позволят идентифицировать клиента и автоматически открыть его личную карточку в программе Беркана или отметить посещение.

Вы можете напечатать личный штрих-код клиента непосредственно из программы или заказать карты в типографии

1.6. Как привязать к клиенту карту, распечатанную в типографии?

Если у Вас есть готовые карты для клиентов, то Вы можете привязать штрих-код с карты к клиенту в разделе «Работа с клиентом».

1) Найдите нужного клиента в разделе «Работа с клиентом».

2) В левой части раздела «Работа с клиентом» найдите строку «Штрих-код» и нажмите на слово «считать» рядом с ним. Считайте штрих-код.

1.7. Как создать личный штрих-код клиента в программе?

Если Вы не планируете заказывать личные карты клиентов в типографии, то Вы можете распечатать личные коды клиентов из программы.
Зайдите в раздел «Работа с клиентом». Выберите нужного клиента. В левой части экрана найдите строку «Штрих-код». Нажмите на «создать» рядом с надписью «штрих-код». После этого будет создан штрих-код клиента. Вы можете его распечатать, нажав на «Распечатать» в этой же строчке.
Также можно распечатать штрих-кода клиентов в договорах и абонементах. См. статью Как провести первичные настройки в программе для работы со считывателем?(11.3)

1.8. Как автоматически отметить посещение клиентом занятия?

Для отметки о посещении занятия необходимо, чтобы в настройках считывателя была выбрана функция «Учет посещений».

Нажмите на надпись «считать штрих-код», которая расположена в верхней части экрана. Считайте считывателем штрих-код в поле «Штрих-код». Считыватель в поле «считыватель» выбирать не нужно — он определяется автоматически при считывании.

При данном считывании штрих-кода с личной карты клиента/c абонемента/ с договора будет автоматически отмечено посещение клиентом всех занятий текущего дня, на которые он записан.

1.9. Как автоматически открыть личную карточку клиента в разделе «Работа с клиентом»?

Для использования этой функции необходимо, чтобы в настройках считывателя была выбрана функция «Карточка клиента».

Нажмите на надпись «считать штрих-код», которая расположена в верхней части экрана. Считайте считывателем штрих-код в поле «Штрих-код». Считыватель в поле «считыватель» выбирать не нужно — он определяется автоматически при считывании.

При считывании штрих-кода с личной карты/ с абонемента/ с договора будет автоматически открыта личная карта клиента в разделе «Работа с клиентом».

1.10. Что такое тайм-зона?

Тайм-зона — это занятие, стоимость которого зависит от времени пребывания (например — игровая комната). Для таких занятий автоматически считается продолжительность пребывания на занятии и рассчитывается стоимость на основании настроек тайм-зоны.

1.11. Как настроить расчет стоимости тайм-зоны в программе Беркана?

Настройки расчета стоимости тайм-зоны производятся в разделе «Настройки тайм-зоны» модуля Штрих.
Существуют 2 принципиальных метода расчета:
1) Поминутная тарификация (все минуты стоят одинаково)
2) Интервальная тарификация (например — первые тридцать минут — одна цена, вторые тридцать минут — другая и т.д.)
Тайм-зона определяется следующими параметрами:
-курс
-педагог
-дополнительный педагог (при наличии функции «2 педагога на одно занятие» — не входит в базовую комплектацию программы)
-кабинет
-организация (при наличие многоорганизационной лицензии)
Таким образом, разные курсы, разные педагоги, разные организации (клубы) или разные кабинеты могут предполагать различную тарификацию пребывания в тайм-зоне.
Курсы, педагоги и кабинеты задаются в справочниках раздела «Настройки» базовой части программы.
1) Для использования поминутной тарификации необходимо выбрать «использовать поминутный расчет». После этого нажмите «добавить тайм-зону».
— Внесите параметры тайм-зоны (курс, педагог, дополнительный педагог, кабинет, организация).
— Выберите считыватель, который будет использоваться для работы с данной тайм-зоной
— Укажите код тайм-зоны (это 2- ая и 3-ая цифры штрих-кода, которые будут идентифицировать данную тайм-зону при считывании).
— Укажите цену за минуту.
2) Для использования интервальной тарификации необходимо указать в общих настройках тайм-зон:
-единица времени посещения в минутах (например Вы указываете единица — 60 минут. Т.е. Вы считаете часами — первый час, второй час и т.д. — все интервалы времени должны быть пропорциональны 60 минутам в данном случае)
-способ округления времени (стандартный — математический способ, до верхнего значения — всегда округляется в большую сторону, до нижнего значения — всегда округляется в меньшую сторону. Например Вы выбираете — способ «до верхнего значения». Клиент пробыл 56 минут — время округляется до ближайшей границы времени помещения в минутах -в предыдущем примере — это 60 минут. Значит стоимость будет взыматься не за 56 минут, а за 60 минут. Если бы Вы выбрали «до нижнего значения», то округление произошло до 0 мин.).
После этого нажмите «добавить тайм-зону».
— Внесите параметры тайм-зоны (курс, педагог, дополнительный педагог, кабинет, организация).
— Выберите считыватель, который будет использоваться для работы с данной тайм-зоной
— Укажите код тайм-зоны (это 2- ая и 3-ая цифры штрих-кода, которые будут идентифицировать данную тайм-зону при считывании).
— Нажмите «добавить цену тайм-зоны» — внесите первый интервал времени и его стоимость. Нажмите по необходимости снова «добавить цену тайм-зоны»- внесите второй интервал времени и его стоимость. И т.д.
Например — первые 60 минут стоят — 500 руб., а затем последующие 60 минут — стоят — 300 руб. Если клиент пробыл более 4 часов, то он платит за целый день 2000 руб. не зависимо от времени пребывания. Внесем данные настройки: 60 минут — 500 руб, 120 мин — 800 руб., 180 мин. — 1100 руб., 240 мин. — 1400 руб., 600 мин. (допустим Вы работает 10 часов в сутки) — 1400 руб.

1.12. Что такое флажок «требовать обязательные данные клиента для посещения тайм-зоны» в настройках тайм-зон?

Включение функции —  «требовать обязательные данные клиента для посещения тайм-зоны» в настройках тайм-зон означает, что для того, чтобы клиент посетил тайм-зону необходимо завести его личную карточку клиента в разделе «Работа с клиентом». Если данный флажок не включен, то в программе будет создавать виртуальный клиент (без контактных данных).

Пример — у Вас игровой клуб с большой текучкой, вход осуществляется по браслетам. Вы не фиксируете контактную информацию клиентов, которые к Вам приходят.  В этом случае Вам не нужно включать данную функцию.

Мы настоятельно рекомендуем включать данную функцию и собирать контактную информацию .Это полезно для увеличения повторных продаж услуг.

1.13. Как распечатать штрих-коды для посещения тайм-зоны клиентами?

Штрих-коды для посещения тайм-зоны отличаются от штрих-кодов для личных карт клиентов. Когда Вы создали настройку тайм-зоны, то в таблице тайм-зон (раздел «Настройки тайм-зон» модуля Штрих) появляется строка данной настройки. Рядом с ней есть надпись «распечатать».Нажмите на нее и распечатайте 10 штрих-кодов для данной тайм-зоны. Нажмите на надпись «распечатать» и распечатайте еще 10 штрих-кодов и т.д. при необходимости.

Вы можете распечатать данные штрих-коды на бейджах или браслетах ,которые будут выдаваться клиентам на входе в тайм-зону.

!Если Вы изготавливаете бейджи или браслеты в типографии, не забудьте указать код тайм-зоны в настройках тайм-зоны (2ая и 3ая цифра штрих-кода, они должны быть одинаковыми для одной тайм-зоны).

1.14. Как привязать штрих-код посещения тайм-зоны к клиенту?

Если тайм-зону посещает клиент, который занесен в справочник клиентов, то необходимо привязать к нему штрих-код посещения тайм-зоны.

1) Зайдите в раздел «Работа с клиентом», найдите нужного клиента (или сделайте это автоматически при считывании личного штрих-кода клиента).

2)В левой части экрана найдите строчку «Привязка тайм-зоны». Нажмите на «привязать штрих-код». Считайте штрих-код тайм-зоны.

!Когда клиент выйдет из тайм-зоны — его браслет/бейдж/карта освободится. Её можно привязывать к следующему клиенту. При этом от предыдущего клиента штрих-код будет автоматически отвязан.

1.15. Как отмечать вход и выход из тайм-зоны?

Для отметки входа и выхода клиента из тайм-зоны необходимо считать штрих-код тайм-зоны. Нечетные считывания — вход, четные считывания — выход.

Для отметки о входе/выходе из тайм-зоны необходимо, чтобы в настройках считывателя была выбрана функция «Тайм-зона».

Нажмите на надпись «считать штрих-код», которая расположена в верхней части экрана. Считайте считывателем штрих-код в поле «Штрих-код». Считыватель в поле «считыватель» выбирать не нужно — он определяется автоматически при считывании.

1.16. Как отразить в программе приход денег за посещение клиентом тайм-зоны?

При фиксации выхода клиента из тайм-зоны автоматически создается разовое занятие со следующими параметрами:

-Курс, кабинет, педагог — берутся из настроек тайм-зоны

-Дата и время начала занятия (данные подтягиваются, т.к. был зафиксирован факт входа)

-Клиент (либо реальный клиент, привязанный к данному штрих-коду, либо виртуальный клиент)

-Стоимость рассчитывается на основе времени пребывания и настроек тайм-зоны.

Администратору остается только принять деньги в кассу в соответствии с рассчитанной стоимостью (или списать нужную сумму с депозита клиента) и сохранить данное разовое занятие.

1.17. Что делать, если клиент потерял карту со штрих-кодом тайм-зоны?

В любом случае надо зафиксировать выход из тайм-зоны. Вам необходимо зайти в Статистику тайм-зоны модуля Штрих. Найти необходимую запись о входе, используя фильтр вход/выход со значением «не вышли». Скопируйте штрих-код, который был зафиксирован на входе.

Нажмите «считать штрих-код» в верхней части экрана. В поле «штрих-код» вставьте скопированное значение штрих-кода. Выберите из списка считыватель, которым Вы бы производили считывание данного штрих-кода. Нажмите «считать» — таким образом произойдет фиксация выхода из тайм-зоны данного клиента.