Инструкции пользования CRM OLLA Berkana

Инструкция

1.1. Типовые ошибки при работе с расписанием

Расписание — это то, как занимается группа в течение учебного года. Как правило расписание заносят один раз на весь учебный год. Нет надобности создавать расписание каждый месяц.
Единица расписания — это то, как занимается одна группа. Если педагог/инструктор проводит занятия в 10 группах, то это должно быть представлено 10 разными строчками в таблице расписаний.
Проверяйте пересечение расписаний по кабинетам и педагогам/инструкторам. Программа не позволит сохранить расписание при наличие пересечения. Для удобства воспользуйтесь графическим интерфейсом занесения расписания (Настройки – Расписание – Календарь).
При создании расписаний задним числом проверяйте правильность даты начала действия элемента расписания (1.3). По умолчанию подставляется дата создания/коррекции расписания (текущая дата).
Не пытайтесь удалять уже недействующие расписания. Если по расписанию создавались какие-либо абонементы или разовые занятия, то такое расписание не подлежит удалению. Для того, чтобы скрыть данное расписание в разделе «Посещения», а также в выпадающих списках — откорректируйте диапазон действия расписания, а также снимите флажок «активное» в карточке настроек самого расписания.
Нет надобности создавать новое расписание каждый раз, как группа поменяла время или кабинет занятий, а также при замене педагога. Откорректируйте текущее расписание. Создавайте новое расписание только при кардинальных изменениях — как правило, это приурочено к началу учебного года.
Не меняйте названия курсов каждый год. Этим Вы нарушите статистику и не сможете сравнивать финансовые показатели за разные учебные годы между собой. Воспользуйтесь старыми названиями курсов при составлении нового расписания.
Удаляйте курс из справочника только в том случае, если точно знаете, что больше этот курс не будете преподавать. В ином случае лучше просто снять галочку «Активно». Когда курс удаляется из справочника, все расписания автоматически становятся недоступны. Если потом создать дубликат курса с аналогичным названием, то может возникнуть путаница из-за того, что старое расписание привязано к удаленному курсу.

1.2. Что такое расписание в программе Беркана?

В программу Беркана Вы можете занести Ваше расписание занятий. Расписание Вам будет необходимо для записи клиентов на занятия, продажи им абонементов и разовых занятий, ведения журнала посещений.

Единица расписания (одна строка в таблице расписаний) — это то, как посещает занятия одна группа (или один человек, если занятия индивидуальные). Если у педагога/инструктора 10 групп, то его расписание будет представлено 10 строчками в таблице расписаний.

1.3. Что такое элемент расписания?

Элемент расписания — это день недели и время занятия. Дата начала действия элемента расписания задается «внутри» редактирования расписания, нажатием кнопки «Редактировать» напротив соответствующего элемента расписания (дня недели). Дата начала действия элемента расписания может отличаться от даты начала действия самого расписания, но обязательно должна входить в диапазон действия этого расписания.

Например, есть расписание — вт.+чт. 16-00 кабинет 1. ИЗО. Иванова О.А. В этом расписании 2 элемента — вт. 16-00 и чт. 16-00. Каждый элемент имеет свою дату начала действия. Пусть расписание в примере выше действует с 1.09.2016 по 30.05.2017. Вначале группа занималась 1 раз в неделю — по вторникам. Дата начала действия элемента расписания вт. 16-00 — это 1.09.2016. С начала 2017 года было принято решение добавить еще один день для занятий — теперь группа будет заниматься еще и по четвергам. Дата начала действия элемента расписания чт. 16-00 — это 1.01.2017. Все абонементы и разовые занятия до 1.01.2017 года будут привязаны только ко вторникам, а после 1.01.2017 г — уже ко вторникам и четвергам.

При создании расписаний задним числом проверяйте правильность даты начала действия элемента расписания. По умолчанию подставляется дата создания/коррекции расписания (текущая дата).

1.4. Какие виды расписаний есть в программе Беркана?

В программе Беркана имеется три вида расписаний:

Простое — занятия ведет один педагог по одному курсу. Простое расписание может быть:

Периодическое – занятия регулярные и имеют определенную периодичность. Данное расписание подходит как для групп, так и индивидуальных занятий, если они проходят регулярно. Его можно применить для уроков в школе, различных кружков и секций, занятий в детском саду (опция Второй педагог позволяет создать расписание сразу для пары педагогов, как это обычно бывает в детских садах).

Разовое/событийное – занятия не имеют периодичности и могут быть нерегулярными. Это расписание подходит для мастер-классов, спектаклей, новогодних представлений, праздников и др. не повторяющихся еженедельно событий. Его можно применить для занятий у логопедов, психологов, массажистов и других специалистов, которые гибко подстраивают график под клиентов.

Составное — занятия ведет несколько педагогов и/или занятия проходят по нескольким курсам. Составное расписание может объединять простые периодические расписания или простые разовые расписания в одно (если они одного типа). Составное расписание подходит для случаев, когда группа посещает несколько разных занятий, но они объединены в одну программу. Например, курсы подготовки к школе, занятия в детском саду и другие комплексные курсы.

1.5. Как создать простое периодическое расписание?

Простое расписание можно создать в разделе Настройки – Расписание — Простое расписание. Нажмите на «добавить простое расписание». Появляется форма создания/редактирования простого расписания. Выберите в ней следующие параметры:

Организация (если у Вас многоорганизационная вкерсия)
Курс
Педагог и дополнительный педагог (при необходимости)
Поставьте флажки «Активное» и «Повторяющееся занятие».
Выберите начало и окончание действия расписания — период, в течение которого планируется проводить занятия.

6.Параметр «Максимальное количество детей на занятии» не обязательный для заполнения. Он означает, что Вы не сможете записать в группу, занимающуюся по данному расписанию, учеников больше, чем указанный параметр, т. е. на любом занятии не может быть учеников больше, чем данное число.

Параметр «Бонусы за одно занятие» заполняется в случае, если расписание участвует в бонусной программе. Это количество бонусов, которое будет начислено клиенту за 1 занятие.

Нажмите «добавить день» и заполните поля:

Дата начала действия – это дата, с которой начнёт действовать данный элемент расписания. Параметр может не совпадать с Датой начала действия самого расписания. По умолчанию проставляется дата создания/редактирования элемента расписания. Внимательно проверяйте значение в этом поле при создании расписаний задним числом.
День;
Комната;
Время начала;
Время окончания.

При необходимости можно добавить еще день или несколько дней в расписании, нажав снова на «добавить день».

Также простое периодическое расписание можно создавать из графического интерфейса в разделе «Настройки»- «Расписание» — «Календарь». Выделите область времени в столбце необходимого кабинета, соответствующие времени и кабинету проведения занятия.

В появившемся окне нажимаете на «Создать элемент расписания/событие».

В списке появится добавленный элемент

Открывается уже знакомая Вам форма создания/редактирования расписания с заполненными полями. Сохраните расписание.

1.6. Как создать составное расписание?

Создание составного периодического расписания состоит из двух этапов:

В левой части форма заполните поля:

Организация (в случае Многоорганизационной версии);
Курс – это название программы, для которой Вы создаёте составное расписание. Например, «Комплексное развитие», в состав которого будут входить расписания по курсам ИЗО и Музыка. Название программы и курсов, входящих в составное расписание могут совпадать. Например, программа Детский сад будет состоять из нескольких расписаний по курсу Детский сад (так как день в детском саду разбит на промежутки для разных видов деятельности).
Поставьте галочку «Активное»
Комментарий. Данное поле не является обязательным для заполнения. Сюда можно, например внести краткие названия курсов, входящих в составное расписание, или другую информацию.

В правой части формы есть кнопки «Добавить простое расписание» и «Создать простое расписание».

Нажмите «Добавить простое расписание», если Вы заранее завели простые расписания, которые нужно включить в составное расписание. В данном случае откроется выпадающий список, в котором можно выбрать нужное расписание. В первую очередь выберите педагога, затем курс, а потом нужное простое расписание. Чтобы внести второе и последующие расписания в состав, нажмите «Добавить простое расписание».

Второй способ добавить расписание в состав, это нажать «Создать простое расписание». Данную кнопку используйте в том случае, если Вы не создавали простые расписания заранее. В данном случае откроется обычная форма создания Простого расписания, которую нужно будет заполнить. Чтобы внести второе и последующие расписания в состав, нажмите «Создать простое расписание».

После того, как все расписания будут внесены в список первым и/или вторым способом, заполните поля «Доля в цене» (1.7).

1.7. На что влияют проценты распределения стоимости занятия в составном расписании?

Доли указываются в процентах и в сумме должны давать 100%. Доли влияют на то, как стоимость одного комплексного занятия распределится между курсами, в него входящими, в отчёте о реализации. Например, стоимость занятия «Комплексное развитие» составляет 1000 руб. Тогда при указании долей 60% — «ИЗО», 40% — «Музыка», в реализацию по курсу «ИЗО» за одно занятие пойдёт 600 руб., а по курсу «Музыка» – 400 руб.

1.8. Как создать разовое/событийное расписание

Простое событийное/разовое расписание можно создать в разделе Настройки – Расписание – Простые расписания. Нажмите на «Добавить простое расписание». Появляется форма создания/редактирования простого расписания. Выберите в ней следующие параметры:

Организация (если у Вас многоорганизационная вкерсия)
Курс
Педагог и дополнительный педагог (при необходимости)
Поставьте флажки «Активное» и «Разовое занятие».
Параметр «Максимальное количество детей на занятии» не обязательный для заполнения. Он означает, что Вы не сможете записать в группу, занимающуюся по данному расписанию, учеников больше, чем указанный параметр, т. е. на любом занятии не может быть учеников больше, чем данное число.
. Параметр «Бонусы за одно занятие» заполняется в случае, если расписание участвует в бонусной программе. Это количество бонусов, которое будет начислено клиенту за 1 занятие.Сохраните расписание.Особенность разового/событийного расписания в том, что для него заранее не известны кабинет, дата и время проведения. Когда они становятся известны, нужно вставить данное расписание в сетку (подробнее 1.9)

Сохраните расписание.

Особенность разового/событийного расписания в том, что для него заранее не известны кабинет, дата и время проведения. Когда они становятся известны, нужно вставить данное расписание в сетку (подробнее 1.9)

1.9. Как продать занятие по событийному расписанию?

В разделе Настройки – Расписание – Календарь или в разделе Планировщик – Расписание на неделю. Оба этих раздела имеют аналогичный интерфейс. Выделите область времени в столбце необходимого кабинета, соответствующую времени и кабинету проведения занятия. В появившемся окне поставьте флажок «Событие (разовое занятие)», заполните поля Курс, Педагог, Дополнительный педагог (при необходимости), проверьте время начала и окончания занятия. Нажмите на «Создать элемент расписания/событие». Занятие появится в сетке расписания и можно будет записывать на него детей

Обратите внимание, этот способ объединяют в себе создание карточки расписания и добавление занятия в сетку. То есть, можно пропустить этап создания карточки разового/событийного расписания в Настройки – Расписание – Простые расписания.

В разделе Настройки – Расписание – Календарь или в разделе Планировщик – Расписание на неделю. Оба этих раздела имеют аналогичный интерфейс. Выделите область времени в столбце необходимого кабинета, соответствующую времени и кабинету проведения занятия.

В появившемся окне поставьте флажок «Событие (разовое занятие)», заполните поля Курс, Педагог, Дополнительный педагог (при необходимости), проверьте время начала и окончания занятия.

Нажмите на «Создать элемент расписания/событие».

Занятие появится в сетке расписания и можно будет записывать на него детей

2. В разделе Работа с клиентом. Занятие добавляется в сетку расписания в момент продажи занятия первому посетителю. Перейдите в «Работа с клиентом», найдите нужного клиента. Нажмите «Создать разовое занятие».

Откроется карточка Создания/Редактирования разового занятия. Заполните в ней в блоках Параметры и Стоимость. Нажмите «Выбрать время», затем выберите «Отдельное событие».

В блоке Настройки/Информация заполните поля Комната, Время начала и окончания занятия. Сохраните занятие.

Занятие появится в сетке и можно будет записывать на него других детей.

1.10. Как удалить расписание?

Если по расписанию создавались какие-либо абонементы или разовые занятия, то такое расписание не подлежит удалению. Для того, чтобы скрыть данное расписание в разделе «Посещения», а также в выпадающих списках нужно выполнить два условии:

откорректировать дату окончания действия расписания
снять флажок «активное» в карточке настроек самого расписания.

1.11. Начало учебного года. Как создать с нуля новое расписание?

Начало учебного года, как правило, влечет за собой кардинальные изменения в расписании занятий в CRM учебного центра. Чтобы изменить всю сетку расписаний Вам необходимо все старые расписания сделать неактивными, предварительно откорректировать диапазон действия расписания (т. е. дата окончания действия расписания должна быть до наступления нового учебного года). После это можете создать новую сетку расписаний обычным способом.

1.12. Что будет, если я поменяю педагога/инструктора в настройках расписания?

Простое расписание в программе Беркана предполагает привязку только к одному основному педагогу, тем не менее в программе существует механизм замены педагога/инструктора.

Если Вы поменяете педагога/инструктора в настройке простого расписания, то это повлечет за собой следующие изменения в программе:

Новый педагог станет основным по данному расписанию. Старый педагог будет отражаться как заменяющий педагог на протяжении всех занятий по расписанию до даты коррекции (текущего числа).
Все занятия до даты коррекции (текущего числа) в разделе «Посещения» будут привязаны к старому педагогу, все занятия после даты коррекции к новому.
Заработная плата будет рассчитываться до даты коррекции (текущего числа) по старому педагогу, после — по новому.

1.13. Можно ли отразить двух педагогов в одном простом расписании

Да, в последних версиях программы появилась такая функция. В случае, когда одно занятие одновременно ведут 2 педагога, необходимо в карточке расписания (настройки – Расписания – Простые расписания) заполнить поля «Педагог» и «Дополнительный педагог».

По второму педагогу необходимо настроить расчет заработной платы для автоматического расчета в программе (Финансы — Заработная плата).

1.14. Почему я не могу поменять курс в расписании?

Курс не подлежит замене в расписании. Если Вы хотите поменять курс в расписании, то возможно:

Переименовать сам курс в справочнике курсов;
Сделать неактивным текущее расписание и откорректировать диапазон действия текущего расписания. А затем создать новое расписание с новым курсом.

1.15. Почему я не могу найти нужного мне расписания в списке расписаний?

Раздел Настройки-Расписание-Простые расписания отражает ВСЕ простые расписания, занесенные в программу. Раздел Настройки-Расписание-Составные расписания отражает ВСЕ составные расписания, занесенные в программу.

По умолчанию в таблице расписаний отображаются только активные в настоящий момент расписания. Если Вы не видите необходимого расписания в таблице расписаний, значит оно не активно. Для того, чтобы видеть все расписания, включая неактивные, поставьте флажок «показывать неактивные расписания».

Если у Вас многоогранизацонная версия, то зайдите в программа по доступом ко всем организациям. Возможно расписание было по ошибке привязано к другой организации.

1.16. Почему я не могу сохранить настройки расписания?

Типичные причины невозможности сохранить расписание:

Существует пересечение по кабинетам или по педагогам с другим расписанием.

При сохранении настроек расписания проверяется пересечение расписаний по педагогам и кабинетам в период действия расписания. Один и тот же педагог не может одновременно проводить 2 разных занятия. В одном и том же кабинете не могут проходить одновременно два разных занятия.

Дата начала действия элемента расписания выходит за пределы действия самого расписания.

Вам необходимо зайти в элемент расписания (день недели) и убедиться, что его дата начала действия не выходит за границы периода действия самого расписания.

1.17. Как лучше завести расписание детского сада, группы кратковременного пребывания, школы?

В расписании детских садов есть следующие особенности:

занятия в группе ведут 2 воспитателя;
во время пребывания в детском саду ребёнок посещает дополнительные занятия, на которые нужно выписать отдельные абонементы.

С первым вопросом позволяет справиться опция Второй педагог, которая позволяет установить для расписания двух педагогов сразу.

При решении второго вопроса можно рассмотреть 2 варианта:

Разбить пребывание в детском саду на интервалы, соответствующие отдельным занятиям, и создать составные расписания, включающие в себя все интервалы основной деятельности.

Например, создаем следующие интервалы:

8:00 — 12:40 Детский сад

12:40 — 14:40 Детский сад

12:40 – 13:40 Доп. занятие 1

13:40 – 14:40 Доп. занятие 2

14:40 — 19:00 Детский сад

Для тех, кто не посещает дополнительных занятий, составное расписание будет следующим:

8:00 — 12:40 Детский сад + 12:40 — 14:40 Детский сад + 14:40 — 19:00 Детский сад

Для тех, кто посещает дополнительные занятия, составное расписание будет следующим:

8:00 — 12:40 Детский сад + 12:40 – 13:40 Доп. занятие 1 + 13:40 – 14:40 Доп. занятие 2 + 14:40 — 19:00 Детский сад

Создать простые периодические расписания на каждый день недели или все дни сразу. Выписывайте на расписание основные абонементы в Детский сад. Затем создайте простые периодические расписания для дополнительных занятий. В каждой карточке семьи, ребёнок из которой посещает дополнительные занятия, создайте ещё одного ребёнка и поставьте в его имени пометку, например, «ДОП». Для второго ребёнка выписывайте абонементы на дополнительные занятия.

1.18. Как распечатать расписание?

Расписание можно распечатать в разделе Планировщик, нажав кнопку «Печать» в правом верхнем углу. В этом разделе есть возможность печати расписания как на месяц, так и на неделю.

Расписание на один день вместе с учениками, которые планируются к посещению, можно распечатать из раздела «Посещения», нажав на «Версия для печати».

Предварительно должен быть настроен вывод документов на печать: Как настроить вывод на печать отчетов, абонементов и договоров?(6.5)