Инструкция

В работе с программой Беркана Вам помогут наши видео-уроки, а так же ответы на наиболее распространенные вопросы, приведенные ниже.

Не нашли ответа на ваш вопрос? - Задайте его в службу поддержки OLLA Berkana по адресу info@ollaberkana.ru

Оставьте заявку и наши менеджеры ознакомят Вас с возможностями системы и научат ей пользоваться всего за 30 минут! Вы сами поймете насколько это просто!

Открыть меню
Модуль Штрих

1.1 Какие возможности дает модуль Штрих?

Модуль Штрих предоставляет пользователям программы Беркана следующие возможности:

  1. Заведение личных карт клиентов. Открытие карточки клиента в программе при считывании штрих-кода с личной карты клиента/ с договора клиента / с абонемента клиента
  2. Автоматический учет посещений клиентов при считывании штрих-кода с личной карты клиента/ с договора клиента / с абонемента клиента
  3. Печать личного кода клиента на карту, абонемент, договор клиента
  4. Печать временных штрих-кодов на карты/ бейджи для посещения тайм-зоны (занятие, стоимость которого зависит от продолжительности)
  5. Учет времени входа и выхода из тайм-зоны при считывании штрих-кода
  6. Автоматический расчет стоимости посещения тайм-зоны на основе данных о входе и выходе клиента из тайм-зоны
  7. Автоматическое считывание штрих-кода товара при операциях движения ТМЦ (при наличии модуля Продукты)
  8. Интеграция с кассовым оборудование (кассовый аппарат Эвотор, оснащенный считывателями штрих-кодов)

1.2. Какое оборудование необходимо для работы со штрих-кодами?

Для работы со штрих-кодами подойдет любой считыватель, подключаемый через USB в разрыв клавиатуры. Если Вы планируете использовать ФР Эвотор, то следует выбрать считыватель, который может считывать штрих-коды с экрана (монитора) компьютера.

Программа поддерживает следующие форматы штрих-кодов:

– EAN-13

– Code 128

– PDF 417

– QR-код

Стоимость считывателя от 1800 руб.

1.3. Как провести первичные настройки в программе для работы со считывателем?

Для первичных настроек Вам необходимо занести информацию на вкладку “Считыватели и печать” модуля Штрих.

Раздел “Настройки печати”:

1) Печать в абонементе/ печать в договоре – данные флажки означают, что в абонементе/договоре будет печататься личный код клиента (обратите внимание, что печать договоров клиентов является дополнительной функцией, не присутствующей в базовой комплектации программы)

2) Шрифт для штрих-кода – необходимо выбрать тот шрифт, в котором будут обрабатываться штрих-коды в программе.

!Если Вы заказываете карты в типографии – уточните, каким шрифтом будет напечатан штрих-код.

!Уточните перед покупкой считывателя штрих-кодов, какие форматы  шрифтов поддерживаются считывателем.

 

Раздел “Считыватели”. Необходимо занести всю информацию о считывателях, которые планируется использовать в работе. Вы можете использовать как один считыватель для всех функций, так и разные считыватели – например каждый считыватель на свою тайм-зону, или каждый считыватель на отдельную функцию (открытие карты клиента, учет посещений, учет тайм-зон).

Для заведения информации о считывателе необходимо нажать “добавить считыватель”:

 

1) введите название считывателя

2)добавьте префикс (данные необходимо взять из документации на считыватель, полученной от производителя считывателя штрих-кодов)

!Для единственного считывателя в системе можно не указывать префикс. Если Вы планируете использовать несколько считывателей, то необходимо указывать префикс.

3)укажите, какие функции будет выполнять считыватель

4)для считывателя, который используется/планируется использовать в настоящее время, поставьте флажок “активный”

5)Если у Вас многоорганизационная версия программы, то необходимо указать в каких организациях доступно использование считывателя

Сохраните введенные настойки.

1.4. Можно ли работать с одним считывателем, используя разные функции модуля Штрих?

Да, это возможно. Вы можете обойтись единственным считывателем – для открытия личных карт клиентов, для учета посещений, для учета тайм-зон, для учета товаров (при наличие модуля Продукты).
Для интеграции с кассовым оборудованием Эвотор не понадобится отдельный считыватель. Практически все кассовые аппараты Эвотор уже снабжены в базовой комплектации считывателями.

1.5. Что такое личная карта клиента?

Вы можете выдать Вашим клиентам личные (клубные) карты, которые позволят идентифицировать клиента и автоматически открыть его личную карточку в программе Беркана или отметить посещение.

Вы можете напечатать личный штрих-код клиента непосредственно из программы или заказать карты в типографии

1.6. Как привязать к клиенту карту, распечатанную в типографии?

Если у Вас есть готовые карты для клиентов, то Вы можете привязать штрих-код с карты к клиенту в разделе “Работа с клиентом”.

1) Найдите нужного клиента в разделе “Работа с клиентом”.

2) В левой части раздела “Работа с клиентом” найдите строку “Штрих-код” и нажмите на слово “считать” рядом с ним. Считайте штрих-код.

 

1.7. Как создать личный штрих-код клиента в программе?

Если Вы не планируете заказывать личные карты клиентов в типографии, то Вы можете распечатать личные коды клиентов из программы.
Зайдите в раздел “Работа с клиентом”. Выберите нужного клиента. В левой части экрана найдите строку “Штрих-код”. Нажмите на “создать” рядом с надписью “штрих-код”. После этого будет создан штрих-код клиента.

Также можно распечатать штрих-кода клиентов в договорах и абонементах. См. статью (11.3)

1.8. Как автоматически отметить посещение клиентом занятия?

Для отметки о посещении занятия необходимо, чтобы в настройках считывателя была выбрана функция “Учет посещений”.

Нажмите на надпись “считать штрих-код”, которая расположена в верхней части экрана.

Считайте считывателем штрих-код в поле “Штрих-код”. Считыватель в поле “считыватель” выбирать не нужно – он определяется автоматически при считывании.

При данном считывании штрих-кода с личной карты клиента/c абонемента/ с договора будет автоматически отмечено посещение клиентом всех занятий текущего дня, на которые он записан.

1.9. Как автоматически открыть личную карточку клиента в разделе “Работа с клиентом”?

Для использования этой функции необходимо, чтобы в настройках считывателя была выбрана функция “Карточка клиента”.

Нажмите на надпись “считать штрих-код”, которая расположена в верхней части экрана. Считайте считывателем штрих-код в поле “Штрих-код”. Считыватель в поле “считыватель” выбирать не нужно – он определяется автоматически при считывании.

При считывании штрих-кода с личной карты/ с абонемента/ с договора будет автоматически открыта личная карта клиента в разделе “Работа с клиентом”.

1.10. Что такое тайм-зона?

Тайм-зона – это занятие, стоимость которого зависит от времени пребывания (например – игровая комната). Для таких занятий автоматически считается продолжительность пребывания на занятии и рассчитывается стоимость на основании настроек тайм-зоны.

1.11. Как настроить расчет стоимости тайм-зоны в программе Беркана?

Настройки расчета стоимости тайм-зоны производятся в разделе “Настройки тайм-зоны” модуля Штрих.
Существуют 2 принципиальных метода расчета:
1) Поминутная тарификация (все минуты стоят одинаково)
2) Интервальная тарификация (например – первые тридцать минут – одна цена, вторые тридцать минут – другая и т.д.)
Тайм-зона определяется следующими параметрами:
-курс
-педагог
-дополнительный педагог (при наличии функции “2 педагога на одно занятие” – не входит в базовую комплектацию программы)
-кабинет
-организация (при наличие многоорганизационной лицензии)
Таким образом, разные курсы, разные педагоги, разные организации (клубы) или разные кабинеты могут предполагать различную тарификацию пребывания в тайм-зоне.
Курсы, педагоги и кабинеты задаются в справочниках раздела “Настройки” базовой части программы.
1) Для использования поминутной тарификации необходимо выбрать “использовать поминутный расчет”. После этого нажмите “добавить тайм-зону”.

– Внесите параметры тайм-зоны (курс, педагог, дополнительный педагог, кабинет, организация).
– Выберите считыватель, который будет использоваться для работы с данной тайм-зоной
– Укажите код тайм-зоны (это 2- ая и 3-ая цифры штрих-кода, которые будут идентифицировать данную тайм-зону при считывании).
– Укажите цену за минуту.

2) Для использования интервальной тарификации необходимо указать в общих настройках тайм-зон:
-единица времени посещения в минутах (например Вы указываете единица – 60 минут. Т.е. Вы считаете часами – первый час, второй час и т.д. – все интервалы времени должны быть пропорциональны 60 минутам в данном случае)
-способ округления времени (стандартный – математический способ, до верхнего значения – всегда округляется в большую сторону, до нижнего значения – всегда округляется в меньшую сторону. Например Вы выбираете – способ “до верхнего значения”. Клиент пробыл 56 минут – время округляется до ближайшей границы времени помещения в минутах -в предыдущем примере – это 60 минут. Значит стоимость будет взыматься не за 56 минут, а за 60 минут. Если бы Вы выбрали “до нижнего значения”, то округление произошло до 0 мин.).
После этого нажмите “добавить тайм-зону”.

– Внесите параметры тайм-зоны (курс, педагог, дополнительный педагог, кабинет, организация).
– Выберите считыватель, который будет использоваться для работы с данной тайм-зоной
– Укажите код тайм-зоны (это 2- ая и 3-ая цифры штрих-кода, которые будут идентифицировать данную тайм-зону при считывании).
– Нажмите “добавить цену тайм-зоны” – внесите первый интервал времени и его стоимость. Нажмите по необходимости снова “добавить цену тайм-зоны”- внесите второй интервал времени и его стоимость. И т.д.
Например – первые 60 минут стоят – 500 руб., а затем последующие 60 минут – стоят – 300 руб. Если клиент пробыл более 4 часов, то он платит за целый день 2000 руб. не зависимо от времени пребывания. Внесем данные настройки: 60 минут – 500 руб, 120 мин – 800 руб., 180 мин. – 1100 руб., 240 мин. – 1400 руб., 600 мин. (допустим Вы работает 10 часов в сутки) – 1400 руб.

1.12. Что такое флажок “требовать обязательные данные клиента для посещения тайм-зоны” в настройках тайм-зон?

Включение функции –  “требовать обязательные данные клиента для посещения тайм-зоны” в настройках тайм-зон означает, что для того, чтобы клиент посетил тайм-зону необходимо завести его личную карточку клиента в разделе “Работа с клиентом”. Если данный флажок не включен, то в программе будет создавать виртуальный клиент (без контактных данных).



Пример – у Вас игровой клуб с большой текучкой, вход осуществляется по браслетам. Вы не фиксируете контактную информацию клиентов, которые к Вам приходят.  В этом случае Вам не нужно включать данную функцию.

Мы настоятельно рекомендуем включать данную функцию и собирать контактную информацию .Это полезно для увеличения повторных продаж услуг.

1.13. Как распечатать штрих-коды для посещения тайм-зоны клиентами?

Штрих-коды для посещения тайм-зоны отличаются от штрих-кодов для личных карт клиентов. Когда Вы создали настройку тайм-зоны, то в таблице тайм-зон (раздел “Настройки тайм-зон” модуля Штрих) появляется строка данной настройки. Рядом с ней есть надпись “распечатать”.Нажмите на нее и распечатайте 10 штрих-кодов для данной тайм-зоны. Нажмите на надпись “распечатать” и распечатайте еще 10 штрих-кодов и т.д. при необходимости.


Вы можете распечатать данные штрих-коды на бейджах или браслетах ,которые будут выдаваться клиентам на входе в тайм-зону.

!Если Вы изготавливаете бейджи или браслеты в типографии, не забудьте указать код тайм-зоны в настройках тайм-зоны (2ая и 3ая цифра штрих-кода, они должны быть одинаковыми для одной тайм-зоны).

1.14. Как привязать штрих-код посещения тайм-зоны к клиенту?

Если тайм-зону посещает клиент, который занесен в справочник клиентов, то необходимо привязать к нему штрих-код посещения тайм-зоны.

1) Зайдите в раздел “Работа с клиентом”, найдите нужного клиента (или сделайте это автоматически при считывании личного штрих-кода клиента).

2)В левой части экрана найдите строчку “Привязка тайм-зоны”. Нажмите на “привязать штрих-код”. Считайте штрих-код тайм-зоны.


!Когда клиент выйдет из тайм-зоны – его браслет/бейдж/карта освободится. Её можно привязывать к следующему клиенту. При этом от предыдущего клиента штрих-код будет автоматически отвязан.

1.15. Как отмечать вход и выход из тайм-зоны?

Для отметки входа и выхода клиента из тайм-зоны необходимо считать штрих-код тайм-зоны. Нечетные считывания – вход, четные считывания – выход.

Для отметки о входе/выходе из тайм-зоны необходимо, чтобы в настройках считывателя была выбрана функция “Тайм-зона”.



Нажмите на надпись “считать штрих-код”, которая расположена в верхней части экрана.



Считайте считывателем штрих-код в поле “Штрих-код”. Считыватель в поле “считыватель” выбирать не нужно – он определяется автоматически при считывании.


1.16. Как отразить в программе приход денег за посещение клиентом тайм-зоны?

При фиксации выхода клиента из тайм-зоны автоматически создается разовое занятие со следующими параметрами:

-Курс, кабинет, педагог – берутся из настроек тайм-зоны

-Дата и время начала занятия (данные подтягиваются, т.к. был зафиксирован факт входа)

-Клиент (либо реальный клиент, привязанный к данному штрих-коду, либо виртуальный клиент)

-Стоимость рассчитывается на основе времени пребывания и настроек тайм-зоны.

Администратору остается только принять деньги в кассу в соответствии с рассчитанной стоимостью (или списать нужную сумму с депозита клиента) и сохранить данное разовое занятие.


1.17. Что делать, если клиент потерял карту со штрих-кодом тайм-зоны?

В любом случае надо зафиксировать выход из тайм-зоны. Вам необходимо зайти в Статистику тайм-зоны модуля Штрих. Найти необходимую запись о входе, используя фильтр вход/выход со значением “не вышли”. Скопируйте штрих-код, который был зафиксирован на входе.


Нажмите “считать штрих-код” в верхней части экрана. В поле “штрих-код” вставьте скопированное значение штрих-кода. Выберите из списка считыватель, которым Вы бы производили считывание данного штрих-кода. Нажмите “считать” – таким образом произойдет фиксация выхода из тайм-зоны данного клиента.