1.1 Что такое продукт в программе Беркана?

Продукт — это любой товар или расходный материал, по которому предполагается вести учет в программе Беркана.

Ведение учета возможно при наличии дополнительного модуля «Продукты».

1.2. Что такое группа продуктов?

В программе Беркана имеется возможность группировать продукты по категориям (группам продуктов) — например, канцелярские товары или книги. Вы можете создать группу продуктов в разделе Продукты-Настройки. Ниже справочника групп продуктов Вам необходимо нажать на знак «+» для добавления новой группы продуктов.

Для редактирования информации по текущей группе продуктов Вам необходимо встать на строку, подлежащую редактированию, и нажать на знак «карандаш», расположенный справа от значка создания новой группы продуктов.

1.3. Как создать новый продукт в программе Беркана?

Создать новый продукт можно в разделе Продукты-Продукты. Необходимо нажать на кнопку создать.

Появится окно создания/редактирования продукта. Вам необходимо занести название. выбрать группу, при необходимости добавить комментарий. Также Вы можете задать значение в поле «кратность упаковки»: например, листы бумаги закупаются в пачке по 100 штук — значит кратность упаковки равно 100. Данная информация приводится справочно.

Если Вы планируете вести закупки, используя неснижаемые остатки или страховые запасы, то Вам необходимо задать значение в графе «Страховой запас».

Если Вы планируете вести учет ТМЦ по штрих-кодам, то Вам необходимо вставь в поле «штрих-код» и считать штрих-код с этикетки товара.

Для редактирования карточки продукта необходимо зайти в раздел Продукты-Продукты. В таблице данного раздела приведен весь перечень продуктов. Для редактирования нажмите на слово «редактировать», расположенное рядом с необходимым продуктом.

Вы можете осуществлять поиск нужного продукта в таблице по следующим фильтрам:

-Группа продуктов

-Название

-Штрих-код.

Задайте нужные фильтры и нажмите на кнопку «Фильтровать».

В программе Беркана при наличии модуля Продукты можно осуществлять следующие виды движения ТМЦ:

-Списание товаров или расходных материалов в услугу (например — расходные материалы на уроки творчества, включение питания в состав услуги «пребывание в детском саду» и т.д.)

-Продажа товаров (продуктов)

-Приобретение товаров (продуктов)

-Инвентаризация ТМЦ (изменение остатков в следствие проведения инвентаризации: например, обнаружен неучтенный остаток или недостача)

1.4. Как происходит списание ТМЦ (товаров, продуктов, расходных материалов) в услугу?

Для возможности списания ТМЦ (продуктов, товаров, расходных материалов) в услугу необходимо завести состав услуги. Это можно сделать в разделе Продукты-Состав услуг. Нажмите на кнопку «Создать состав услуги».

Появляется окно создания/редактирования состава услуги.

Выбирается услуга (т.е. тип курса, которой задается в справочнике раздела Настройки-Справочники-Основные). Например, Вы выбираете курс — ИЗО.

Ниже поля выбора услуги приведен список ТМЦ (продуктов, товаров, расходных материалов). Выберите нужный товар и нажмите на «добавить продукт».

Продукт будет добавлен в таблицу состава услуги — Вам необходимо указать в этой таблице количество товара, приходящегося на одну оказанную услугу. Например, на урок ИЗО на 1 ученика тратится 1 лист бумаги — значит Вам нужно выбрать товар «бумага» и указать количество 1.

Для добавления еще одного продукта к составу услуги — необходимо вновь выбрать  ТМЦ (продуктов, товаров, расходных материалов), нажать на «добавить продукт» и указать количество.

При отметке о посещении занятия (разового или по абонементу) происходит автоматическое списание ТМЦ по всему составу услуги.

При удалении отметки о посещении — удаление соответствующего движения ТМЦ.  Обратите внимание, одна отметка о посещении = одно списание на каждое ТМЦ, входящее в состав услуги.

1.5. Как учитывать питание в детском саду?

Для учета питания Вам необходимо внести питание в состав услуги «детский сад» (соответствующего типа курса). Питание принимается на склад в качестве товара  (продукта). При посещении ребенком занятия по курсу «детский сад» будет происходить автоматическое списание питания в состав услуги.

1.6 Как принять ТМЦ (товар, продукт, расходный материал) на склад?

Приход ТМЦ на склад (поступление от поставщика) оформляется в разделе Финансы -Учет доходов и расходов.

При наличии модуля продукты в справочнике типов дохода/расхода (Финансы-Настройки) появляется 2 новых типа — Закупка ТМЦ и Продажа ТМЦ.

Для принятия ТМЦ на склад Вам необходимо нажать на кнопку «создать доход/расход» раздела Финансы -Учет доходов и расходов.

В появившемся окне необходимо выбрать:

• • Статью (тип дохода/расхода) — закупка ТМЦ
  • Продукт
  • Указать количество, в котором продукт поступает на склад
  • Выбрать кассу, из которой производится оплата за товар
  • Указать стоимость данного прихода (поставки)
  • Поставщика можно указать справочно в поле «Комментарий»

Данный приход попадет в отчет «Движение ТМЦ» раздела Продукты.

1.7 Как оформить продажу товаров?

Продажа товаров оформляется в разделе Финансы -Учет доходов и расходов.

При наличии модуля продукты в справочнике типов дохода/расхода (Финансы-Настройки) появляется 2 новых типа — Закупка ТМЦ и Продажа ТМЦ.

Для оформления продажи товаров Вам необходимо нажать на кнопку «создать доход/расход» раздела Финансы -Учет доходов и расходов. В появившемся окне необходимо выбрать:

• • Статью (тип дохода/расхода) -Продажа ТМЦ
  • Выбрать клиента, которому осуществляется продажа
  • Продукт
  • Указать количество, в котором продукт продается
  • Выбрать кассу, в которую принимается оплата за товар
  • Указать стоимость данной продажи

Данный расход попадет в отчет «Движение ТМЦ» раздела Продукты.

1.8. Как посмотреть продажу товаров за месяц?

Для просмотра количественной информации о продажах товаров необходимо зайти в раздел Продукты — Движение ТМЦ.  Отфильтровать отчет по типу движения «Продажа ТМЦ».

Финансовая информация о Продажах ТМЦ отражена в отчете «Движение денежных средств» в разделе Финансы (статья — Продажа ТМЦ).

1.9 Что такое инвентаризация ТМЦ и как ее оформить в программе Беркана?

Инвентаризация ТМЦ — это подсчет реальных остатков на складе и внесение изменений по остаткам по сравнению с расчетными в программе остатками. Например — пришла бракованная партия карандашей. По документам было принято 100 карандашей. По в реальности 10 было отбраковано. Соответственно реальный остаток на складе 90 шт. После того, как был обнаружен данный брак, необходимо провести соответствующую коррекцию остатков в программе.

Для проведения инвентаризации ТМЦ нажмите на кнопку «Инвентаризация ТМЦ» раздела Продукты-Движение ТМЦ. Выберите в появившемся окне:

• • Дату проведения инвентаризации (дату коррекции остатка)
  • Название товара
  • Количество
  • Статью инвентаризации (Списание на брак, Неучтенный остаток, Недостача)
  • При необходимости оставить комментарий.

После отражения данной операции остаток на складе будет скорректирован.

1.10. Что такое страховой запас?

Страховой запас или неснижаемый остаток — это остаток ТМЦ на складе, при достижении которого необходимо проводить закупку ТМЦ. Например, Вы определяете, что у Вас всегда на складе должно быть не менее 2000 бахил. Значит как только остаток станет 2000 или ниже, данная позиция попадает в план закупок. Страховой запас задается в карточке продукта (Раздел Продукты-Продукты).

Сами остатки, а также список необходимых закупок в соответствии со страховыми запасами Вы можете посмотреть в разделе Продукты- Остатки и Страховые запасы. Для формирования списка закупок выберите значение фильтра заказ, равное «нуждается».

1.11. Как посмотреть список необходимых закупок ТМЦ?

Cписок необходимых закупок в соответствии со страховыми запасами Вы можете посмотреть в разделе Продукты- Остатки и Страховые запасы. Для формирования списка закупок выберите значение фильтра заказ, равное «нуждается».

1.12. Как посмотреть остаток товара на складе?

Остаток товара на складе можно посмотреть в разделе Продукты-Остатки и Страховые запасы, выбрав необходимый товар по названию.