Сегодня мы порассуждаем об администраторах. Как стать хорошим администратором? 12 шагов для администраторов начинающих свою карьеру. Во времена всёувеличивающегося электронного общения живой контакт становится все большим испытанием для молодых специалистов.Каждому образовательному центру, который каким-либо образом представляет себя публике, требуется лицо, чтобы встретиться с клиентом. Хотя отличное общение по телефону и в соцсетях важно для персонала стойки регистрации, именно общение лицом к лицу отличает администратора от представителя службы поддержки клиентов. Часто, когда человек (клиент, поставщик, соискатель, проверяющий из горадминистрации) входит в ваше помещение, первое, что он увидит, – это администратор у стойки, а первое впечатление всегда важно.

Шаг 1 Иметь правильные навыки.
Обладайте первоклассными организаторскими способностями. Администраторы – это люди, которые представляют лицо компании. С ними клиенты сначала разговаривают, а сотрудники и коллеги обращаются за информацией и планированием мероприятий. Помимо приема звонков и направления посетителей, они часто общаются с клиентами, организуют мероприятия, назначают встречи и т.д. Чтоб справиться со всеми этими обязанностями администраторы должны быть действительно организованными, имея дело с многими задачами одновременно. Человек не продержится долгое время, если он или она не могут совмещать более одной задачи одновременно и справляться с ними упорядоченным образом, составлять приоритеты и согласовывать важность.
Отличный способ оставаться организованным – потратить силы и время в систему регистрации, которая лучше всего подходит для вас. Важно знать, какие документы и информация могут понадобиться вашему боссу, вашим коллегам и вашим клиентам. Храните всю эту информацию в отдельных папках – будь то на рабочем столе вашего компьютера или в печатном виде. Организуйте свою систему подачи документов так, чтобы это работало лучше всего для вас – если для этого ко всему нужно прикреплять неоновые стикеры, пусть будет так.
Организованность также означает целеустремленность – главное получение понятного полезного результата. Если вы организованы, вы будете знать, какие задачи вам нужно выполнять каждый день, и какие задачи являются приоритетными.
Имейте под рукой номера телефонов. (много и еще раз много), то есть коллеги, работодатели, подрядчики, поставщики, контактные телефоны для экстренных служб и т.д. Все они вам понадобятся в тот или иной момент, когда времени на поиск не будет совсем. Сохраняйте телефонные номера на бумаге в красной папке большими буквами или в соответствующей компьютерной программе.

Шаг 2 Имейте за плечами знания о технологиях. Постоянно учитесь. Ютуб полон энтузиастов поясняющих как и чем пользоваться.
Технологическая составляющая номер один, с которой приходится иметь дело администраторам, – это телефон, а также все его виртуальные заменители и отдельные линии. Навыки работы с компьютером необходимы безусловно- большинство администраторов должны знать, как пользоваться электронной почтой, и должны быть опытными в обработке текстов, работать в CRM, иногда в 1С.
Имейте в виду, что если копировальный аппарат, сканер или принтер находятся рядом с вашим столом, от вас, скорее всего, будет зависеть их использование (и устранение неполадок для коллег, которые сталкиваются с проблемами при их использовании). Как только вы узнаете, какой тип устройства используется в вашем офисе, ознакомьтесь с его основными функциями способы решения распространенных проблем. Узнайте телефон обслуживающей организации, если у вас нет своего техника.

Шаг 3 Будьте надежны !
На администратора рассчитывают, что он всегда будет дежурить за стойкой – это плохо отражается на компании, если никто не берет трубку или стоит очередь людей, ожидающих помощи. Сделайте надежность приоритетом №1 – если ваш начальник и коллеги знают, что вы надежны и всегда готовы помочь, вы становитесь незаменимым.

Шаг 4 Обладайте отличными навыками слушания.
Большая часть работы администратора заключается в том, чтобы слушать людей – будь то разговор по телефону, вопрос, который задает клиент, или информация, которую вам передают. Умение хорошо слушать сделает вас более эффективным – вы сможете быстрее решать проблемы, когда с первого раза поймете, о чем спрашивает человек, и вы сможете быстро связать клиентов с человеком, с которым они пытаются связаться. Если информация пришла не для вас, убедитесь что она достигла адресата (элемент Надежность).

Шаг 5 Делайте заметки обо всем.
Если начальник просит вас что-то сделать, делайте заметки о деталях. Создавайте себе Задачи в CRM. Если звонит клиент, обязательно запишите его информацию (имя, контактную информацию, что он хочет и т.д.). Задачи CRM – отличный способ оставаться организованным и напоминать вам обо всех мелочах, которые возникают в течение дня. Вы будете удивлены тем, насколько полезны Задачи в CRM, особенно когда пытаетесь вспомнить, что хотел человек, который звонил пять часов назад. Убедитесь, что вы подробно записываете сообщения и перечитывайте то, что написали, и, что наиболее важно, когда принимаете сообщение, повторите сообщение и контактную информацию, которую вам дали, чтобы вы могли убедиться, что у вас есть необходимая точная информация для передачи, прежде чем повесить трубку.

Шаг 6 Вежливо отвечайте на телефонные звонки стандартным приветствием (согласуйте текст со своим руководителем), например: “Доброе утро, спасибо, что позвонили в Центр Солнышко, меня зовут Мария, чем я могу вам помочь?” Убедитесь, что на звонок отвечаете после первого или второго звонка. Нехорошо держать людей в ожидании более одной минуты. (Это дольше, чем вы думаете.)
Внимательно слушайте имя человека, которого спрашивает звонящий. При необходимости повторите то же самое для вызывающего абонента. Сотовые телефоны иногда искажают звуки. Напишите имя человека, которому адресован звонок, если произношение затруднено.
Направляйте звонок вежливо, используя стандартную фразу, такую как “Одну минуту, пожалуйста, для Ольги Павловны”. Или, если этот человек разговаривает по телефону: “Извините, Ольга Павловна в данный момент проводит занятия. Вы хотели бы подождать или оставить ей сообщение?” Вежливо поблагодарите и направьте звонок соответствующим образом.

Шаг 7 Приветствуйте сотрудников службы доставки с тем же профессионализмом и вежливостью, что и любого другого посетителя. Возможно, вам потребуется расписаться за доставку. Убедитесь, что ваша подпись разборчива. Персоналу службы доставки могут потребоваться указания, где оставлять посылки. Убедитесь, что вы связались с соответствующими сотрудниками по таким вопросам.

Шаг 8 Обращайтесь с клиентами, которые приходят в ваш бизнес, эффективно и вежливо. После того, как посетители представятся, кто они и кого/чего они ищут, свяжитесь с этим человеком и сообщите ему / ей, кто пришел. Стандартная подходящая фраза: “Ольга Николаевна, Сергей Петрович, наш участковый, пришел к вам на встречу, согласованную на 15.00”. Всегда указывайте имя и фамилию, а также название организации, в которой они состоят. Полезно спросить, назначена ли у них встреча с Ольгой Николаевной. Руководитель даст вам инструкции о том, где предлагать ждать посетителям и как долго. Затем вы можете сказать посетителю: “Ольга Николаевна подойдет к вам через минуту”. или “Виктор Павлович сказал, что заканчивает встречу и будет принять вас через 5 минут. Вы можете расположиться в таком то месте. Спасибо”. Предложите чай или воду, если это предусмотрено корпоративным регламентом.